A koronavírus-járvány előtti „régi szép időkben” az ügyvédi munka során a személyes találkozás volt az alapvető, különösen az ellenjegyzés-köteles ügyletek (így ingatlan-adásvétel, és -jelzálogszerződések kötése, cégalapítás és változásbejegyzés stb.) esetén. Az ügyfélkapcsolat első lépése ilyenkor az ún. ügyfél-átvilágítás, amelynek során az ügyvéd felveszi az ügyfél adatait, azonosítja az ügyfelet. Ellenjegyzés-köteles ügyleteknél, pl. lakásvásárláskor az ügyvéd irodájában fogadta az ügyfelet és a másik felet, elkérte az igazolványaikat, összehasonlította az igazolványokon szereplő képet az előtte megjelent személyek arcával, majd az adatokat ellenőrizte a Belügyminisztérium központi rendszerében (Jogügyletek Biztonsága (JÜB) rendszer). Ezt követően az ügyfelek aláírták a szükséges dokumentumokat, az ügyvéd pedig mindenkinek adott a szép nagy papírcsomagból egy-két példányt.

A távazonosítás

Az ügyfélkapcsolat létesítését (kivéve, ha a megbízás kizárólag jogi tanácsadásra szól) és az  ellenjegyzésköteles ügyleteket megelőzően az ügyvéd köteles ún. „ügyfél-átvilágítási” folyamatot elvégezni, tehát meggyőződni arról, hogy az ügyletnek nincsenek a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvényben (Pmt.) meghatározott kizáró okai.

A Magyar Ügyvédi Kamara (a továbbiakban: MÜK) tájékoztatójában[1] rögzítette, hogy a természetes személy ügyfél azonosításának nem feltétlenül az ügyvéddel való személyes találkozás során kell megtörténnie, van lehetőség az ügyfelek távazonosítására akkor is, ha az ügyfél korábban sosem találkozott az eljáró ügyvéddel. A távazonosításra a MÜK által meghatározott feltételeknek megfelelő elektronikus hírközlési eszközök útján kerülhet sor, amelyek használata bizonyos esetekben kötelező, de alkalmazásuk valamennyi ügylet során ajánlatos (pl. Skype for Business, Microsoft Teams, a Cisco Webex Meetings, stb).

A távazonosítás kezdetén az ügyfélnek először kifejezetten nyilatkoznia kell arról, hogy a távazonosításhoz hozzájárul, majd az azonosításhoz használandó okmányának minden, rögzítendő adatot tartalmazó oldalát fel kell mutatnia a kamerába úgy, hogy az okmány jól látható, és a tartalma jól olvasható legyen. A biztonsági elemet (pl. hologramot) tartalmazó okmány kamera előtti olyan mozgatását is meg kell követelni az ügyféltől, ami alapján a biztonsági elem az okmányon felismerhető. A távazonosítás során az ügyvédnek meg kell győződnie arról, hogy a felmutatott okmányon szereplő fénykép és az azonosított természetes személy arcképe, neme, illetve hozzávetőleges kora megegyezik. Ha a távazonosítás pl. az internetkapcsolat problémái miatt vagy más okból menet közben megszakad, a távazonosítás teljes folyamatát meg kell ismételni. Az azonosítás hang- és képanyagát az ügyvédnek fel kell vennie, és a Pmt. szerinti egyéb ügyfélazonosítási dokumentummal együtt az ügyvédi megbízás teljesítésétől számított 8 évig[2] meg kell őriznie.

A távazonosítás az ügyvédi munka napi ügyvitelébe könnyen beépíthető, nagyfokú rugalmasságot biztosító lehetőség, ami a folyamatos korlátozások idején óriási segítség lehet az adott esetben karanténban lévő, vagy külföldön rekedt ügyfelek számára. Meg kell azonban említenünk, hogy mindaddig, amíg az azonosítást maga az ügyvéd végzi, és nem egy online visszaélések kiszűrésére képes alkalmazás, addig ez az eljárás sosem lesz teljesen kockázatmentes, az emberi szem ugyanis könnyen becsapható. Nagyfokú hasonlóság esetén például az eljáró ügyvéd nem biztos, hogy észreveszi, hogy nem ugyanaz a személy ül a kamera előtt, mint aki a felmutatott okmányon szerepel, de akár egy hologram megvizsgálása is okozhat nem várt nehézségeket. Az azonosító ügyvéd tévedését okozhatja például az is, ha az ügyfél „Deepfake” technológiát alkalmaz; ezzel ugyanis az online térben újrateremthetővé válik egy-egy ember arca, hangja és mozgása, így akár távazonosítást is le lehet bonyolítani valójában más bőrébe bújva.

Mi történik az azonosítást követően?

Főszabály szerint az azonosítást követően, az ellenjegyzendő dokumentumot a feleknek az ügyvéd előtt alá kell írniuk, vagy az ügyvéd előtt sajátjukként kell elismerniük. Ez a mozzanat személyes találkozás nélkül kétféleképpen történhet meg.

Egyrészt lehetőség van arra, hogy az ügyvéd akkor is ellenjegyezze az okiratot, ha azt nem előtte írták alá, illetve a felek nem előtte ismerték el sajátkezű aláírásuknak az okiraton szereplő aláírást, ha a felek azt minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással látják el, vagy AVDH szolgáltatással hitelesítik. Külföldi ügyfelek esetén természetesen csak a minősített aláírás jöhet szóba, amelynek joghatása az egész EU-ban azonos, így akár egy spanyol ügyfél spanyol bizalmi szolgáltató által biztosított minősített aláírása is ellenjegyezhető a magyar ügyvéd számára. Ha a külföldi ügyfél nem rendelkezik aláíró tanúsítvánnyal, azt magyar bizalmi szolgáltatótól is igényelheti, videoazonosítás útján is, személyes találkozás nélkül. Így megoldható az ellenjegyzés anélkül, hogy papíralapú dokumentumok keletkeznének és akár a feleknek, akár az ügyvédnek ki kellene mozdulnia.

​Másrészt a feleknek van lehetősége távolról is aláírni, illetve az aláírásukat sajátjukként elismerni az ún. távelőttemezés útján.

Távelőttem (videotelefon útján történ aláírás)

Ha az ügyfél azonosítását az ügyvéd már korábban, akár személyesen, akár távazonosítás útján elvégezte, lehetősége van az okiratot ellenjegyezni akkor is, ha az okirat „aláírása” fizikailag nem az ügyvéd jelenlétében, hanem videotelefon útján történt. A távelőttemezés során – a későbbi jogviták elkerülése érdekében – az okirat tartalmát az ügyvédnek a féllel közösen célszerű egyeztetni. Az eljáró ügyvédnek a videotelefonálás során kifejezetten nyilatkoztatnia kell az érintett felet arról, hogy az okiratban foglaltak megfelelnek az akaratának, feltéve, hogy ezt a nyilatkozatot maga az okirat nem tartalmazza. A távelőttemezés folyamatáról ugyanúgy felvételt kell készíteni, mint a távazonosításról, és a felvételt az okirattal együtt meg kell őrizni. Ellenjegyzés esetében a videofelvételt 10 évig kell megőrizni a többi irattal együtt[3] – az ilyen hosszú időre szóló és biztonságos informatikai körülmények közötti tárolásra a legtöbb ügyvédnek nincs kellő infrastruktúrája. Későbbi jogviták elkerülése érdekében a Kamara ajánlása szerint az ügyvédnek érdemes a felvételt minősített elektronikus aláírással és időbélyegzővel is ellátni, és álláspontunk szerint minősített archívumban elhelyezni, hogy a hosszútávú megőrzés olyan informatikai környezetben történjen, ahol biztosított a videofelvétel sértetlensége.

A távelőttemezésnek nagy hátránya, hogy eredményeképpen papíralapú iratok keletkeznek, így az ügyfélnek el kell mennie postára vagy a másik aláíróhoz és fizikai találkozás során átadni neki a papírt, majd végül a minden fél által aláírt változatot el kell juttatni az ügyvédhez is. Az ügyvéd ekkor a papíralapú dokumentumot ellenjegyzi, majd neki is postára kell menni, hogy visszajuttassa a feleknek a már végleges iratot, hogy mindenkinél legyen egy példány eredeti irat. Belátható, hogy pandémiás helyzet idején ez nem a legbiztonságosabb és legkényelmesebb megoldás.

Elektronikus ellenjegyzés

Az elektronikus ellenjegyzés a legbiztonságosabb megoldás, mert azzal úgy hozható létre a minden fél által aláírt és ügyvéd által ellenjegyzett okirat, ami minden aláírónál rendelkezésre áll, hogy ahhoz senkinek sem kell kimozdulnia az irodájából vagy a lakásából. Az ügyfeleknek az elektronikus ellenjegyzés során az ellenjegyzendő dokumentumot minősített vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírással és időbélyegzővel kell ellátni, vagy AVDH szolgáltatással hitelesíteni.

Jó tudni, hogy az 541/2020. (XII. 2.) Kormányrendelet  alapján már videoazonosítás útján is van lehetőség minősített elektronikus aláírást igényelni. A személyes találkozás nélküli igénylés teljes körűen lefolytatható mobiltelefonról is, ezt követően pedig a tanúsítvánnyal csak mobil használatával is létrehozható minősített elektronikus aláírás. Egy technológiai újdonságnak köszönhetően ugyanis már nincs szükség külön aláíró kártyára vagy USB tokenre – így a minősített elektronikus aláírás használata már egyáltalán nem olyan körülményes, mint korábban. A tanúsítvány igénylés folyamata az ügyfélnek így körülbelül annyi „macera”, mint egy távazonosítás, viszont a megkapott tanúsítványt utána korlátlan számú alkalommal használhatja (a tanúsítvány érvényességi idején belül), ellenjegyzés-köteles ügyletek aláírására vagy bármi másra. .

Az így kapott, megfelelően aláírt, illetve hitelesített elektronikus okiratot az ügyvéd úgy ellenjegyzi, hogy a saját minősített elektronikus aláírását és időbélyegzőt helyez el az okiraton, valamint feltünteti az ellenjegyzés tartalmi elemeit (i) az okirat szövegében, (ii) az elektronikus aláírásba foglalt metaadatként, illetve (iii) az aláíróprogramban ahhoz fűzött záradékként.

Összegzés

A „távazonosítással” és „távelőttemezéssel” megnyílt a lehetőség az ügyfelek „videokonferenciás” azonosítására és az ilyen módon való távoli aláírásra, azonban sokatmondó, hogy a Magyar Ügyvédi Kamara elnökének 2/2020. (III. 23.) számú határozatával „auditált” elektronikus hírközlő eszköznek minősített „Zoom” nevű videokonferencia alkalmazást 10 nappal később már mégsem tartotta megbízhatónak a Kamara, hanem lecserélte a Google Hangouts Meet szolgáltatásra[4]. Az eltávolítás oka, hogy a Zoom használata adatbiztonsági aggályokat vet fel[5], amely az ügyvédi munka során való alkalmazás vonatkozásában különösen problematikus.

További kérdéseket vet fel, hogy amennyiben az ügyfelek azonosítása az ellenjegyzés során videotelefonos úton történik, és szolgáltató (pl. Google) a felvételt a szerverein tárolja, a hatályos adatvédelmi szabályok szerint adatfeldolgozás következik be, amelyről az ügyvédnek az ügyfeleket – az adatfeldolgozóra vonatkozó információk megadásával – tájékoztatnia kellene.

Amíg a távazonosítás és a távelőttemezés technikailag biztonságosabb lebonyolítására nincs lehetőség (így pl. nem áll rendelkezésre az ügyvédet segítő, dokumentum / igazolványfelismerő algoritmussal rendelkező videoazonosító szoftver), a biztonságos megoldás az elektronikus ellenjegyzés, amikor a felek is elektronikusan írnak alá. Ez ugyanis a műszakilag a legnagyobb biztonságot nyújtó megoldás, amely az ügyvédre is a lehető legkevesebb terhet rója – nem kell nagy méretű (akár több GByte) videotelefon hívásokat rögzítenie és tárolnia, hiszen az aláírásnak semmilyen formában nem kell ténylegesen előtte történnie. Az elektronikus aláíró tanúsítvány kibocsátója, a bizalmi szolgáltató köteles a tanúsítvány alanyát személyesen azonosítani, és felel a tanúsítványban foglalt adatok helyességéért, így a lehető legkevesebb ügyleti és jogi kockázatot is ez a megoldás hordozza magában.

Távazonosítás, elektronikus ellenjegyzés